המסר העיקרי הוא - ה-BPM אמנם עדיין לא בשל מספיק לכל ארגון (בעיקר מסיבות של תהליך הטמעה יקר ומורכב), אך כבר כיום הוא מספק תועלות רבות כגון: שיפור יעילות הארגון והגברת תחרותיות, הקטנת סיכונים, תאימות ל-SOX ועוד.
הגידול העצום בכמות הנתונים והמידע שצריך לנהל ולאחזר בארגון הממוצע, מחייב כיום פתרונות טכנולוגיים חדשים. פתרונות ה-WorkFlow שענו לכך בעבר, עסקו בניהול זרימת תהליכי עבודה בארגון, ניטור וניתוח תהליכים אלה וניהול מסמכים על גרסאותיהם המשתנות. זאת, במגוון רחב של תהליכים, דוגמת פעולות ברכש, ניהול תקציבים, ניהול מרכז תמיכה ואף בניהול סיסמאות ומשתמשים.
תוצר לוואי של מערכת כזו היה שיפור הניהול, מאחר והיא סיפקה תמונת מצב ברורה להנהלה, מבחינת תהליכי עבודה. תוצרים נוספים היו ייעול והאצת תהליכים עסקיים והפחתת עלויות ניהול. ראה עוד בתחקיר 584 - הכל זורם עם WorkFlow. ה-BPM (במובן של Business Process Management) היא תפיסה חדשה, שאליה נוטה השוק בהדרגה, על חשבון ה-WorkFlow הקלאסי.
היא מחדשת ביחס ל-WorkFlow, ביכולת לנהל תהליכים לרוחב הארגון, בהתממשקות למערכות רבות, ובהתייחסות גם לתהליכים ממוחשבים (המבוצעים ללא התערבות אדם). היא הושפעה ממגוון התפתחויות, כחתימה הדיגיטלית, על התהליכים הכרוכים בשימוש בה, כצורך בתאימות לתקנות ובשיפור יכולת התחרותיות.
השלבים ב-BPM
פתרון BPM מכיל למעשה את השלבים הבאים: הגדרת תהליכים, אקטיבציה, אנליזה ואופטימיזציה. הגורמים שהביאו להתפתחות פתרונות אלה הם: הצורך להתמודדות עם כמויות מידע הולכות וגדלות, התחרותיות הגוברת בשוק, התפתחות האינטרנט וה-SOA, הצורך בתאימות לתקנות, התרחבות אפשרויות העבודה מרחוק, גורמים סביבתיים, כמו התוצאה של מעילות בארה"ב שהביאה ליצירת תקנות SOX, שימוש במדיות מרובות ושימוש בחתימות דיגיטאליות, אשר הוביל באופן טבעי לאוטומציה של כל תהליכי הזיהוי.
התחזקות פתרונות האינטגרציה,,התרחבות השימוש בהם ואף שילובם בפתרונות BPM, מקלים על יישום ניהול התהליכים, לצד ההתקדמות בתפיסת הארכיטקטורה מבוססת השרותים (SOA). אינטרנט השפיעה בצורה מהותית על צורת הממשקים לפתרונות Workflow ו-BPM. ממשק וובי נחשב נוח למשתמש, וכל פתרונות ניהול התהליכים יודעים להציג נתונים וממשקים בסביבה זו.
למערכת BPM יחסים עם מגוון מערכות מחשוב אחרות בארגון, דוגמת ERP, ניהול מסמכים, CRM או Data Warehouse. היא עשויה גם לספק מידע גולמי למערכות ניתוח כ-BAM (ר"ת Business Asctivity Monitoring) או BI.
המגמות הבולטות
בין המגמות הבולטות בשנים האחרונות בתחום ניהול התהליכים ניתן לראות: פישוט וייעול תהליכי ניתוח, מעבר ממתן פתרון למתן שירות, שילוב בין עולמות ה-EAI וה-Workflow, התפתחות יכולות הניתוח, פיתוח פתרונות BPM מתוך מערכות קיימות, שימוש ב-SOA כמנוע ל-BPM, והתאמתן של כל מערכות ה-BPM כיום לתקנים השונים (Regulatory Compliance).
חידושים במוצרי Microsoft Office - מיקרוסופט הכריזה על 3 פתרונות BPM של PNMSoft, מלמ ו-Ness (נס טכנולוגיות), על פלטפורמת Microsoft מול Microsoft Share Point ויישומי Office.
חידושים במוצרי Acrobat - Hanysoft, יצרנית פתרון ה-BPM, הכריזה שפתרון ה-BPM שלה BizFlow יודע להעביר פרמטרים לתוך שדות מסמכי PDF, ומכאן שניתן לשלב מסמכי PDF כחלק מתהליכי Workflow בארגון.
מחלות ילדות
יחד עם זאת, השוק עדיין אינו בשל מספיק, ופתרון כדוגמת BPM, עדיין מורכב ויקר ליישום. סימנים לחוסר הבשלות ניתן לראות בסקר שנערך לפני מספר חודשים על ידי STKI על פני כ-200 חברות מכל המגזרים בארץ, בהם רק כ-25% מהארגונים יישמו ניהול תהליכים ברמה מסויימת.
יחד עם זאת, כ-75% בודקים את הנושא, ותוך שנתיים כ-70% מהארגונים צפויים ליישמו. סימן נוסף לחוסר הבשלות של השוק בארץ, ואף בעולם, הוא כמות החברות הפועלות בתחום: כ-160 חברות שונות בעולם ובארץ רק כ-15. ההערכה היא כפי שכבר קורה היום, שמגמת הרכישות והמיזוגים בתחום תגבר, חברות קטנות וכושלות ייעלמו, וחברות בעלות פתרונות נישה ייבלעו בתוך החברות הגדולות.
לא הכל וורוד, ול-BPM יש גם חסרונות, דוגמת אתגרי שילוב מערכות ואבטחה. אולם, בסך הכל מדובר על מגמה שהולכת ומוטמעת.
השפעת התקנים והתקנות
פתרונות Workflow ו-BPM מושפעים מתקנים ותקנות חדשות ופועלים על פיהם: BPEL (ר"ת של Business Process Execution Language) הוא תקן מבוסס XML הנמצא בשימוש לניהול תהליכים. SOX(ר"ת של Sarbanes-Oxley) היא תקנה המורה על נהלי שקיפות הדיווח הכלכלי בארגון המשפיעה על הדרך בה מתייחס פתרון BPM לתהליכים אלה.HSPD (ר"ת שלHomeland Security Presidential Directive) ובמיוחד HSPD-12, מורה על הקפדה בנושא האבטחה וזיהוי מול הארגון. תקנות ISO וארגון OSHA (ר"תOccupational Safety and Health Administration) אילצו חברות לאמץ פתרונות Workflow על מנת ליישם באופן אוטומטי פיתוח תהליכים מסודרים ותיעוד קריא ושוטף על הקורה בארגון.
חבילת פתרונות
מתברר, שלמרבית הספקים הבולטים יש פתרונות בתחום זה, ובנוסף ישנם גם ספקים ייחודיים: אידאה מערכות מידע מציעה את מוצריה יחד עם יכולות WorkFlow רבות. Tibco מציעה את Tibco BPM המספק פתרון הכולל מודלינג, הרצת תהליכי Workflow ו-EAI, ניטור שליטה ובקרה מלאים. Primavera מציעה פתרונות שונים של ניהול תהליכים במסגרת פתרון ניהול הפרוייקטים PrimeContract. Adobe (אדובי), לאחר שרכשה את Q-Link בשנה שעברה, הכריזה על LiveCycle 7.0 לניהול Workflow במסמכי PDF. BMC ו-BEA ביצעו אינטגרציה בין מוצרי ניהול התהליכים, על מנת להרחיב את תאימות מוצריהן. CA מציעה את CleverPath Aion BPM. FileNet מציעה את FileNet P8, פלטפורמה ארגונית לאינטגרציית תכנים ותהליכים עסקיים לרוחב הארגון, ואת FileNet Business Process Manager, פתרון הנעזר בה, לניהול תהליכים עסקיים. IBM (י.ב.מ) הוסיפה ל-Tivoli Monitoring את BPEL Tracking. מיקרוסופט מציעה את פלטפורמת ה-Office ו-Microsoft Share Point Server יחד עם מוצרי חברת מלמ, PNMSoft ו-Ness. Novell (נובל) מפיצה את כלי Provisioning Workflow. PNMSoft מציעה את Sequence. SAP (סאפ (הכריזה על אסטרטגיה למעבר לפלטפורמת BPM מבוססת SOA ו-Sun (סאן) רכשה לאחרונה את SeeBeyond, ובכך הרחיבה את יכולתה לספק מוצר BPM משלה.
סיכום
התעדכן בנושא זה, החיוני להמשך קיומו של הארגון בו אתה נמצא. הכר אותו וישם אותו ביעילות, ובכך תשפר את ניהול התהליכים ואת רמת היעילות בארגונך.
התקציר לקוח מתוך תחקיר pCon בשם מ-Workflow ל-BPM.
הרחבות, ראיונות עם מומחים, טיפים מעשיים וקישורים להעמקה ניתן למצוא בכתובת -
http://www.pcon.co.il/v5/Debrief.asp?debrief=730
למאמרים מקצועיים ואובייקטיביים נוספים של קובי שפיבק, בתחומי מידע מחשבים ואינטרנט, באתר "מאמרים" ראה - http://www.articles.co.il/author/1944
קובי שפיבק Bsc., MBA הוא העורך הראשי של תחקירי pCon ואתר pCon-line. כמי שעוסק במחשבים, על מכלול היבטיהם משנת 1976 וכן כמי שכתב וערך למעלה משמונה מאות תחקירים על כל היבטי המחשוב העיקריים, הוא נמנה על אותם אנשים בודדים בארץ ובעולם, שבאמת ובתמים, מבינים לאן הולך עולם המחשוב ומהן השלכותיו המידיות והעתידיות, על אנשים וארגונים. הוא גם פרסם מספר רב של מאמרים במרבית העיתונים הגדולים והמקצועיים, והופיע פעמים רבות בערוצי הטלוויזיה והרדיו המרכזיים. נכון להיום הוא מייעץ למרבית מנהלי המחשוב בארגונים המובילים בישראל, והוא נחשב בעיני רבים, לגורו של המחשוב העסקי.
